Chính sách bảo mật

Giới thiệu

Trong quá trình cung cấp dịch vụ, Công ty được khách hàng tin tưởng giao phó thông tin cá nhân. Chúng tôi sẽ nỗ lực bảo vệ thông tin cá nhân và mang đến cho khách hàng sự tin cậy cùng an tâm cao hơn nữa. Chúng tôi tuân thủ các luật và quy định liên quan đến thông tin cá nhân và đảm bảo việc xử lý thông tin một cách phù hợp.

Thu thập thông tin cá nhân

Công ty thu thập thông tin cá nhân một cách phù hợp, không sử dụng thủ đoạn lừa dối hay các phương thức trái phép khác. Chúng tôi có thể thu thập thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết.

Sử dụng thông tin cá nhân

Công ty sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết để đạt được các mục đích sau đây. Trường hợp sử dụng thông tin cá nhân cho bất kỳ mục đích nào không được nêu dưới đây, chúng tôi sẽ chỉ thực hiện sau khi có được sự đồng ý trước của cá nhân đó.

• Để phản hồi và liên hệ với bạn về các yêu cầu
• Để liên hệ với bạn về hồ sơ ứng tuyển
• Để sử dụng làm thông tin thống kê không xác định danh tính cá nhân
• Để môi giới cho thuê và mua bán bất động sản, giới thiệu và dẫn xem bất động sản
• Để thực hiện thẩm định nhập cư và thủ tục hợp đồng (bao gồm việc nộp hồ sơ đăng ký cho bên cho thuê, công ty quản lý và công ty bảo lãnh)
• Để sắp xếp các tiện ích như điện, gas, nước, internet, cũng như chuyển nhà và bảo hiểm hỏa hoạn (khi khách hàng yêu cầu)
• Để thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật như quản lý đặt phòng cơ sở lưu trú và lập sổ đăng ký khách lưu trú
• Để liên hệ với bạn sau khi ký hợp đồng về các yêu cầu, gia hạn, chấm dứt hợp đồng, v.v.

Quản lý an toàn thông tin cá nhân

Công ty thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp để quản lý an toàn thông tin cá nhân, bao gồm việc phòng ngừa rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng thông tin cá nhân mà công ty xử lý.

Các biện pháp quản lý an toàn chính mà Công ty đang thực hiện

• Biện pháp về tổ chức: Công ty ban hành quy định về xử lý thông tin cá nhân và xây dựng hệ thống báo cáo khi có sự cố hoặc nguy cơ rò rỉ.
• Biện pháp về nhân sự: Công ty thu thập cam kết bảo vệ thông tin cá nhân từ cán bộ, nhân viên và bên nhận ủy thác công việc, đồng thời phổ biến quy định nội bộ khi bắt đầu công việc.
• Biện pháp vật lý: Công ty lưu giữ tài liệu có khóa, hủy tài liệu không còn cần thiết bằng máy hủy giấy và quản lý việc mang tài liệu ra ngoài.
• Biện pháp kỹ thuật: Công ty chỉ lưu trữ trên dịch vụ đám mây nghiệp vụ có giới hạn quyền truy cập, cấm lưu trên thiết bị cá nhân, đồng thời quản lý khóa màn hình và quyền truy cập của thiết bị.
• Giám sát bên nhận ủy thác và nắm bắt môi trường bên ngoài: Dữ liệu cá nhân có thể được xử lý tại Nhật Bản và cả trên dịch vụ đám mây do nhà cung cấp nước ngoài cung cấp. Trong trường hợp đó, Công ty cũng xác nhận hệ thống quản lý an toàn của dịch vụ liên quan và thực hiện các biện pháp cần thiết và phù hợp.

Các hoạt động cụ thể

Tiếp nhận hồ sơ

• Giấy tờ xác minh danh tính và các giấy tờ tương tự được tiếp nhận qua trang tải lên chuyên dụng có mã hóa, và không được tiếp nhận qua tin nhắn LINE hay mạng xã hội.
• Công ty không thu thập My Number (Mã số cá nhân). Đối với thẻ My Number, Công ty chỉ nhận mặt trước.
• Chúng tôi đề nghị bạn che các thông tin không cần thiết cho việc thẩm định, như ký hiệu và số trên thẻ bảo hiểm y tế.
• Công ty không nhận các hồ sơ ngoài những hồ sơ cần thiết cho thủ tục.

Lưu trữ

• Dữ liệu điện tử chỉ được lưu trên dịch vụ đám mây nghiệp vụ mà quyền truy cập chỉ giới hạn cho nhân viên phụ trách.
• Hồ sơ giấy được cất giữ ở nơi có thể khóa, và hồ sơ không còn cần thiết được hủy bằng máy hủy giấy.

Gửi đi

• Trước khi gửi cho công ty quản lý, công ty bảo lãnh, v.v., Công ty kiểm tra người nhận và tài liệu đính kèm.
• Email gửi đến nhiều người nhận được gửi bằng BCC.

Nhân viên

• Công ty thu thập cam kết từ toàn bộ nhân viên (bao gồm bên nhận ủy thác công việc) và xác nhận việc xóa hoặc trả lại dữ liệu khi kết thúc công việc.
• Nghiêm cấm nhập thông tin khách hàng vào các công cụ AI bên ngoài, dịch vụ dịch thuật, v.v. mà Công ty chưa cho phép.

Trong trường hợp xảy ra sự cố

• Nếu xảy ra rò rỉ hoặc sự cố tương tự, Công ty sẽ nhanh chóng liên hệ với người liên quan và báo cáo cho Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân (Personal Information Protection Commission) theo quy định của pháp luật.

Ủy thác xử lý thông tin cá nhân

Trường hợp Công ty ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý thông tin cá nhân cho bên thứ ba, công ty sẽ tiến hành thẩm định chặt chẽ đối với bên thứ ba đó và thực hiện sự giám sát cần thiết, phù hợp để đảm bảo việc quản lý an toàn thông tin cá nhân được ủy thác.

Cung cấp cho bên thứ ba

Ngoại trừ trường hợp được yêu cầu bởi luật và quy định như Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân, Công ty không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý trước của cá nhân đó.

Khi thực hiện các thủ tục cho thuê, mua bán, v.v. theo yêu cầu của khách hàng, với sự đồng ý của chính người đó, Công ty có thể cung cấp thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết cho các bên nhận như sau.

• Bên cho thuê, công ty quản lý, đơn vị môi giới gốc
• Công ty bảo lãnh tiền thuê
• Công ty bảo hiểm phi nhân thọ
• Đơn vị cung cấp tiện ích và dịch vụ chuyển nhà

Công khai, đính chính, v.v.

Khi một cá nhân yêu cầu công khai thông tin cá nhân của chính mình, Công ty sẽ nhanh chóng công khai thông tin đó. Nếu không thể xác minh được cá nhân, chúng tôi sẽ không phản hồi yêu cầu đó.

Nếu có sai sót trong thông tin cá nhân và cá nhân yêu cầu đính chính, bổ sung hoặc xóa bỏ, Công ty sẽ điều tra và phản hồi nhanh chóng. Nếu không thể xác minh được cá nhân, chúng tôi sẽ không phản hồi các yêu cầu này.

Đối với bất kỳ yêu cầu hoặc thắc mắc nào ở trên liên quan đến cách Công ty xử lý thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ dưới đây.

Lưu ý khác

Các trang web và dịch vụ của bên thứ ba được liên kết từ nội dung hoặc quảng cáo do Công ty vận hành duy trì các quy tắc riêng của họ về bảo vệ thông tin cá nhân và thu thập dữ liệu, độc lập với Công ty. Trang web này không chịu bất kỳ nghĩa vụ hay trách nhiệm nào đối với các quy tắc hay hoạt động đó.

Cải tiến liên tục

Công ty xem xét lại các phương pháp quản lý thông tin cá nhân và thực hiện những cải tiến liên tục.

Thay đổi Chính sách này

Nội dung của Chính sách này có thể được thay đổi. Trừ khi Công ty quy định khác, Chính sách sửa đổi sẽ có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng tải trên trang web này.

Ngày sửa đổi: 20 tháng 10 năm 2026